Onderzoek registerfunctionaliteit voor actieve en passieve openbaarmaking

Bij de invoering van de Wet open overheid bestond discussie over het al dan niet invoeren van een register met overheidsdocumenten, zodat burgers zelf inzage zouden kunnen krijgen in alle openbare documenten. Voor de werkbaarheid is dit vervangen door een plicht om langzaam steeds meer soorten documenten actief openbaar te maken. In de zoektocht naar hoe deze documenten – en andere – op een toegankelijke manier openbaar gemaakt kunnen worden vroeg het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) ons om een internationale vergelijking van registerfunctionaliteiten (simpel gezegd: de manieren waarop overheden aan burgers laten zien welke documenten er zijn) te maken.

Hiervoor hebben we onderzoek gedaan naar voorbeelden uit Canada, Denemarken, Duitsland, Estland, de EU, Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk en Zweden. Hiermee hebben we een breed overzicht gegeven van de mogelijkheden, van interne documentoverzichten waar geen inzage in is (Denemarken) tot volledig downloadbare lijsten documenten (Estland).

Tussen de landen bestaan ook grote verschillen in welke documenten openbaar gemaakt kunnen worden. In veel landen kunnen bijvoorbeeld, in tegenstelling tot Nederland, geen conceptdocumenten of interne communicatie worden opgevraagd.

In de vormen van de registerfunctionaliteiten is een aantal parallellen te trekken met de huidige opzet in Nederland. Het Noorse systeem lijkt op de Woo-index, waar burgers via een centrale website door openbaar gemaakte documenten van verschillende overheden kunnen zoeken. Het grootste verschil hier is dat in Noorwegen de documenten dan opvraagbaar zijn en dus niet vooraf gecheckt moeten worden op weigeringsgronden. Elementen van de Nederlandse selectielijsten voor de Archiefwet zien we terug in het Zweedse model, waar naar buiten toe wordt gepubliceerd welke processen er zijn, welke informatie elk proces genereert en wat daarvan opvraagbaar is.

Registerfunctionaliteiten worden goed beoordeeld als ze goed doorzoekbaar zijn, wat in veel cases de uitdaging is. Wanneer niet door de volledige tekst gezocht kan worden vraagt het veel kennis en expertise van de zoeker om te kunnen vinden wat hij of zij zoekt.