Undersøk registerfunksjonalitet for aktiv og passiv publisering

Ved innføringen av Offentlighetsloven ble det debattert om man skulle opprette et register med offentlige dokumenter slik at borgere selv kunne få innsyn i alle offentlige dokumenter. Av hensyn til gjennomførbarheten ble dette erstattet med en plikt til å gradvis gjøre flere typer dokumenter aktivt tilgjengelige. I søken etter hvordan disse dokumentene - og andre - kunne gjøres tilgjengelige på en tilgjengelig måte, ba Rådet for åpenhet og informasjonsforvaltning (ACOI) oss om å gjøre en internasjonal sammenligning av registerfunksjonaliteter (enkelt sagt: måtene offentlige myndigheter viser til borgere hvilke dokumenter som finnes). For dette gjennomførte vi undersøkelser av eksempler fra Canada, Danmark, Tyskland, Estland, EU, Norge, Storbritannia og Sverige. Dette ga oss en bred oversikt over mulighetene, fra interne dokumentoversikter uten innsyn (Danmark) til fullstendig nedlastbare lister over dokumenter (Estland). Det er også store forskjeller mellom landene når det gjelder hvilke dokumenter som kan gjøres offentlig tilgjengelige. I mange land kan for eksempel, i motsetning til Nederland, ikke utkast eller intern kommunikasjon etterspørres. Det er visse paralleller mellom formene for registerfunksjonalitet og dagens system i Nederland. Det norske systemet ligner på Woo-indeksen, der borgere gjennom en sentral nettside kan søke gjennom offentliggjorte dokumenter fra ulike myndigheter. Den største forskjellen her er at i Norge kan dokumentene deretter bli forespurt og trenger derfor ikke kontrolleres for avslagsgrunner på forhånd. Elementer fra de nederlandske utvelgelseslistene for Arkivloven finner vi igjen i det svenske modellen, der det publiseres eksternt hvilke prosesser som eksisterer, hvilken informasjon hver prosess genererer og hva som kan etterspørres. Registerfunksjonaliteter får gode vurderinger når de er enkelt søkbare, noe som i mange tilfeller er utfordrende. Hvis det ikke er mulig å søke gjennom hele teksten, krever det mye kunnskap og ekspertise fra søkeren for å kunne finne det de leter etter.