Étude sur la fonctionnalité d'enregistrement pour la divulgation active et passive

Lors de l'introduction de la loi sur la transparence administrative, un débat a eu lieu sur la question de savoir s'il fallait ou non mettre en place un registre des documents gouvernementaux, afin que les citoyens puissent consulter eux-mêmes tous les documents publics. Pour des raisons de praticité, cette idée a été remplacée par une obligation de rendre progressivement publics de plus en plus de types de documents. Dans le cadre de la recherche sur la manière dont ces documents - et d'autres - pourraient être rendus publics de manière accessible, le Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) nous a demandé de réaliser une comparaison internationale des fonctionnalités de registre (en d'autres termes, les moyens par lesquels les gouvernements montrent aux citoyens quels documents sont disponibles). À cette fin, nous avons examiné des exemples du Canada, du Danemark, de l'Allemagne, de l'Estonie, de l'UE, de la Norvège, du Royaume-Uni et de la Suède. Nous avons ainsi fourni un large aperçu des possibilités, allant des listes internes de documents inaccessibles (Danemark) aux listes entièrement téléchargeables de documents (Estonie). Il existe également de grandes différences entre les pays quant aux types de documents pouvant être rendus publics. Dans de nombreux pays, par exemple, contrairement aux Pays-Bas, il n'est pas possible de demander des documents de travail ou des communications internes. On peut établir quelques parallèles entre les fonctionnalités de registre et la situation actuelle aux Pays-Bas. Le système norvégien ressemble à l'indice Woo, où les citoyens peuvent rechercher des documents rendus publics par divers organismes gouvernementaux via un site web centralisé. La principale différence est que en Norvège, les documents sont directement disponibles et n'ont pas besoin d'être préalablement vérifiés pour des raisons de refus. Des éléments des listes de sélection néerlandaises pour la loi sur les archives se retrouvent dans le modèle suédois, où il est publié publiquement quels processus existent, quelles informations chaque processus génère et ce qui peut être demandé. Les fonctionnalités de registre sont bien évaluées lorsqu'elles sont facilement consultables, ce qui constitue souvent un défi. Lorsqu'il n'est pas possible de rechercher dans tout le texte, le chercheur a besoin d'une grande connaissance et expertise pour trouver ce qu'il cherche.