Undersøgelse af registerefunktionalitet til aktiv og passiv offentliggørelse

Ved indførelsen af Offentlighedsloven var der diskussion omkring indførelsen af et register med offentlige dokumenter, så borgere selv kunne få adgang til alle offentlige dokumenter. Af praktiske årsager blev dette erstattet med en forpligtelse til gradvist at gøre flere typer dokumenter aktivt offentligt tilgængelige. I søgningen efter, hvordan disse dokumenter - og andre - kan gøres offentligt tilgængelige på en tilgængelig måde, bad "Rådgivningskollegiet for Offentlighed og informationshåndtering" (ACOI) os om at foretage en international sammenligning af registerfunktionaliteter (enkel sagt: de måder, hvorpå regeringer viser borgerne, hvilke dokumenter der er tilgængelige). Til dette har vi undersøgt eksempler fra Canada, Danmark, Tyskland, Estland, EU, Norge, Storbritannien og Sverige. Dette har givet os et bredt overblik over mulighederne, lige fra interne dokumentoversigter, hvor der ikke gives adgang (Danmark), til fuldt downloadbare lister over dokumenter (Estland). Der er også store forskelle mellem landene i, hvilke dokumenter der kan gøres offentligt tilgængelige. I mange lande kan f.eks., i modsætning til Nederlandene, ikke anmodes om konceptdokumenter eller intern kommunikation. I formen af registerfunktionaliteter kan der drages nogle paralleller til den nuværende struktur i Holland. Det norske system ligner Woo-indekset, hvor borgere via en central hjemmeside kan søge i offentliggjorte dokumenter fra forskellige myndigheder. Den største forskel her er, at dokumenterne i Norge er tilgængelige på forespørgsel og behøver ikke forudgående kontrol for afvisningsgrunde. Elementer fra de hollandske udvælgelseslister til Arkivloven findes i det svenske model, hvor det offentliggøres udadtil, hvilke processer der er, hvilke oplysninger hver proces genererer, og hvad der kan anmodes om. Registerfunktionaliteter vurderes positivt, når de er let søgbare, hvilket er en udfordring i mange tilfælde. Hvis man ikke kan søge i hele teksten, kræver det meget viden og ekspertise fra den søgende for at kunne finde, hvad han eller hun søger efter.