Forschung zur Registrierfunktionalität für aktive und passive Veröffentlichung

Bei der Einführung des Wet open overheid gab es Diskussionen darüber, ob ein Register für Regierungsdokumente eingeführt werden sollte, damit Bürger selbst Einblick in alle öffentlichen Dokumente erhalten könnten. Zur Verbesserung der Praktikabilität wurde dies durch die Verpflichtung ersetzt, nach und nach immer mehr Arten von Dokumenten aktiv öffentlich zugänglich zu machen. Auf der Suche nach Möglichkeiten, wie diese Dokumente - und andere - auf zugängliche Weise öffentlich gemacht werden können, bat uns das Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) darum, einen internationalen Vergleich der Registerfunktionen (vereinfacht gesagt: der Möglichkeiten, wie Regierungen den Bürgern zeigen, welche Dokumente existieren) vorzunehmen. Hierzu haben wir Beispiele aus Kanada, Dänemark, Deutschland, Estland, der EU, Norwegen, dem Vereinigten Königreich und Schweden untersucht. Dadurch haben wir einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten gegeben, von internen Dokumentübersichten, die nicht eingesehen werden können (Dänemark), bis hin zu vollständig herunterladbaren Listen von Dokumenten (Estland). Es gibt auch erhebliche Unterschiede zwischen den Ländern, was für Dokumente öffentlich zugänglich gemacht werden können. In vielen Ländern können zum Beispiel im Gegensatz zu den Niederlanden keine Entwurfsdokumente oder interne Kommunikation angefordert werden. In Bezug auf die Registerfunktionen lassen sich einige Parallelen zur aktuellen Situation in den Niederlanden ziehen. Das norwegische System ähnelt dem Woo-Index, über den Bürger auf einer zentralen Website nach öffentlich zugänglichen Dokumenten verschiedener Regierungsbehörden suchen können. Der größte Unterschied besteht darin, dass in Norwegen die Dokumente dann angefordert werden können und daher nicht im Voraus auf Ablehnungsgründe überprüft werden müssen. Elemente der niederländischen Selektionslisten für das Archivgesetz finden sich im schwedischen Modell wieder, wo nach außen hin veröffentlicht wird, welche Prozesse existieren, welche Informationen jeder Prozess generiert und welche davon abrufbar sind. Die Beurteilung der Registerfunktionen fällt positiv aus, wenn sie gut durchsuchbar sind, was in vielen Fällen die Herausforderung darstellt. Wenn nicht nach dem gesamten Text gesucht werden kann, erfordert dies viel Wissen und Fachkenntnis des Suchenden, um das Gesuchte zu finden.